Система управления документами Effect Office Enterprise, предоставленная компанией "ГАРАНТ ИНТЕРНЭШНЛ", проходила опытное тестирование в отделах ЗАО “НИПИ Территориального развития и транспортной инфраструктуры” в течении 2-х месяцев.

В результате чего, было установлено:
1. Установка серверной части системы, и инсталляция ее на клиентских компьютерах в целом трудностей не вызвала.
2. Одним из основных достоинств системы явилось то, что она оказалась совместима с установленным программным обеспечением, и не оказала отрицательного воздействия на его работу.
3. Система работала надежно, но медленно с файлами большого объёма, что видимо, явилось следствием высоких требований программы к аппаратному обеспечению сервера и локальной сети.
4. Обучение пользователей работе с новым программным обеспечением не вызвало больших сложностей.
5. Система не допускала сбоев в период опытной эксплуатации.

Среди достоинств, которыми обладает система управления документами, необходимо отметить:
    • Возможность создания электронного архива документов организации, в том числе архива внутренних организационно-распорядительных документов, что позволяет пользователям иметь полный набор нормативной документации непосредственно на рабочем месте;
    • Возможность работы над документом нескольких исполнителей, что повышает оперативность разработки документов и упрощает процесс их подготовки;
    • Система организации внутренних взаимосвязей с использованием сообщений, что позволяет контролировать исполнительность разработчиков и служит основой для создания системы контроля исполнения в целом в организации;
    • Следует особо отметить стоимостные характеристики системы, разумное соотношение "цена-качество".

В целом, система электронного документооборота Effect Office Enterprise подходит для использования в работе нашей фирмы.


О Компании:
ЗАО “Научно-исследовательский и проектный институт территориального развития и транспортной инфраструктуры” (НИПИ ТРТИ) - инжиниринговая и консалтинговая фирма, специализирующаяся на выполнении проектных и научно-технических разработок в области развития транспортно-дорожной инфраструктуры городов и регионов, проведении технических, экономических, социологических и экологических исследований.

В середине 2000 года решения на базе технологии Effect Office™, разработчиком которых является Компанией «ГАРАНТ ИНТЕРНЭШНЛ», были выбраны Законодательным собранием Ленинградской области, как наиболее полно отвечающие существующим требованиям в области автоматизации делопроизводства и документооборота. С этого момента Законодательное собрание ЛО является заказчиком продуктов и услуг, предлагаемых направлением «Эффект Офис» Компании «ГАРАНТ ИНТЕРНЭШНЛ».

Не уступая другим решениям подобного класса в сфере функциональных возможностей, «Эффект Офис» отличается простотой в освоении, большей гибкостью в настройке, что позволяет специалистам Законодательного собрания Ленинградской области самостоятельно настраивать работу системы в соответствии с действующими в организации стандартами документооборота, не обращаясь за помощью к компании-разработчику.

Работы, проведенные в Законодательном собрании можно условно разделить на два этапа.
Первый этап, который включил в себя создание и внедрение специализированной системы «Эффект Офис Канцелярия», был завершен в конце 2001 года. В рамках создания системы «Эффект Офис Канцелярия» было проведено детальное исследование технологии работы канцелярии Законодательного собрания ЛО, существовавшей на тот момент, и совместно с сотрудниками канцелярии внедрена новая технология ведения учета и контроля документов.

По итогам двухлетнего использования системы «Эффект Офис Канцелярия» в организации, можно утверждать, что разработка и внедрение произведены специалистами «Эффект Офис» на высоком профессиональном уровне. Сотрудники Законодательного собрания получили удобную, стабильно работающую систему.

На втором этапе нашего сотрудничества, на базе технологии «Эффект Офис», специалистами направления «Эффект Офис» была разработана «Единая комплексная система делопроизводства и документооборота Законодательного собрания Ленинградской области». Система позволила связать работу, как ряда специализированных подразделений аппарата ЗС ЛО, так и работу депутатов. При этом, надежные и простые в использовании механизмы разграничения доступа разрешили все возможные конфликты несанкционированного использования хранимой в системе информации.

В процессе нашего сотрудничества все проблемные моменты были успешно преодолены. И в этом немалая заслуга сотрудников направления «Эффект Офис». Они зарекомендовали себя как грамотные и компетентные специалисты, способные решать сложные задачи в кратчайшие сроки.

В настоящее время приняты работы и закрыты акты по основным договорам, ведутся переговоры о заключении дополнительных соглашений на сопровождение и развитие разработанных систем.

В целом качество и сроки выполненных работ нас устраивают и позволяют надеяться на успешное дальнейшее сотрудничество.

Администрация муниципального образования «Гатчинский район» благодарит Вас за предложение, поставку и методическую помощь по внедрению в нашей администрации системы электронного документооборота «Эффект Офис». Система электронного документооборота "Эффект Офис", разработанная Компанией "ГАРАНТ ИНТЕРНЭШНЛ" функционирует в Администрации МО «Гатчинский район» с сентября 2003 года.

Решение о внедрении Системы было принято по результатам тестовой эксплуатации полнофункциональной версии, во время которой, совместно с представителем компании-разработчика, были:
- выявлены требования структурных подразделений, предъявляемые к системе электронного документооборота;
- определены функции пользователей и основные принципы резервирования информации;
- проведены демонстрации возможностей Системы и первоначальное обучение пользователей;
- разработана предварительная структура хранения информации.

В течение всего срока тестовой эксплуатации обеспечивалась надежная техническая и методическая поддержка со стороны разработчиков, оперативно устранялись все технические проблемы, возникающие в процессе внедрения.

В настоящее время Система используется для автоматизации целого спектра задач по управлению документами, в том числе для автоматизации процедур регистрации входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, согласования и визирования документов, поиска и отслеживания состояния документов, пересылки заданий между структурными подразделениями, применение шаблонов для подготовки типовых документов, разграничение прав доступа к документам.

Среди достоинств системы, определивших наш выбор, особенно стоит отметить:
- универсальность системы - возможность настройки на автоматизацию практически любой задачи электронного документооборота;
- масштабируемость - поэтапность внедрения, ориентированная на деловые процессы, позволяет осуществлять планомерный ввод системы в эксплуатацию;
- надежность функционирования Системы;
- простота в освоении пользователями.

В целом Система подходит для автоматизации документооборота Администрации МО «Гатчинский район». В настоящее время планируется дальнейшее сотрудничество, как по внедрению системы и обучению пользователей, так и по развитию Системы в соответствии с нашими требованиями.

Система управления документами "Эффект Офис", предложенная компанией "ГАРАНТ ИНТЕРНЭШНЛ", внедрена в проектном институте ОАО "ЛЕНГИПРОНЕФТЕХИМ" в сетевом варианте.

Система управления документами "Эффект Офис" представляет собой комплексную программу, обеспечивающую автоматизацию документооборота предприятия.

Основным достоинством системы "Эффект Офис" является то, что она не отражает конкретную схему документооборота, а является инструментом, позволяющим автоматизировать любую схему документооборота любого предприятия.

Программа используется для регистрации, отслеживания и хранения входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительных документов, нормативно-справочной документации и совместной работы над документами.

В системе "Эффект Офис" предусмотрены широкие возможности для простого и быстрого поиска документов или группы документов по заполненным реквизитам карточки документа и контекстный поиск по содержимому документов. Несмотря на большую базу данных, требуемые документы находятся в течение нескольких секунд.

Удобно и просто для администратора реализована система разграничения доступа к хранимым в системе документам.

Внедрение данного программного продукта позволяет приступить к постепенному переходу на безбумажный документооборот.

      Итоги полугодовой работы с системой показали, что система "Эффект Офис" способна адаптироваться к специальным требованиям, выдвигаемым Заказчиком, и обладает, таким образом, значительным потенциалом для дальнейшего развития. В связи с чем особую благодарность хочется выразить сотрудникам отдела внедрения за доброжелательное, внимательное и оперативное отношение к нашим требованиям.

Программа "Эффект Офис", разработчиком которой является ООО "ИКК "ГАРАНТ ИНТЕРНЭШНЛ", используется в отделении документационного обеспечения Филиала с января 2003 года на двух компьютерах. На одном из них установлен сервер программы, второй является пользовательским.

Программа используется для создания и ведения базы регистрации различных видов документов. За время ее использования в работе ОДО определились положительные стороны программы:

• компьютеры связаны в локальную сеть, что позволяет нескольким пользователям работать одновременно;
• программа "Эффект Офис" может поддерживать связанную работу практически с любыми приложениями MS Windows, работает полная интеграция с Word и Excel;
• число пользовательских атрибутов не ограничено, что позволяет ввести большой объем информации о документе;
• удобная поисковая система, поиск документа возможен по различным критериям;
• удобная система создания отчетов, отчеты могут создаваться по необходимым параметрам.

В целом программа подходит для использования в работе делопроизводственной службы, быстро осваивается пользователями, может быть адаптирована к возможным специальным требованиям.

В результате эксплуатации программы "Эффект Офис" выявились следующие достоинства:

• Программа хорошо отражает потребности небольших предприятий в автоматизации делопроизводства.
• Удобный интерфейс.
• Достаточно быстро происходит поиск документов (в базе около 2000 шт.)
• В целом впечатление хорошее.

   В заключение выражаем благодарность компании за представленную на тестирование программу и надеемся на взаимовыгодное сотрудничество.

 В Управлении Федерального Казначейства по Тверской области эксплуатируется сетевая версия системы Эффект Офис 2.1 на 2.0 рабочих мест в сети.

•      Эксплуатация системы Эффект Офис показала, что она обладает большими возможностями, совмещая функции делопроизводства и ведение архива. Система успешно решает многие проблемы делопроизводства:отсутствие дублирования бумажных документов, их достоверность и защита от потери;
• разграничение доступа к информации на уровне разделов делопроизводства и защита информации от некорректных действий сотрудников;
• обеспечение конфиденциальности информации;
• позволяет организовать работу с документами коллектива сотрудников;
• хранит документы различных типов и позволяет интегрироваться с основными редакторами документов;
• обеспечивает настройку на работу в организациях различной структура, распределенное хранение документов в библиотеках и быстрых поиск в них необходимых сведений

Экспертами ООО “Институт проблем предпринимательства” было проведено тестирование нового программного продукта компании “ИКК “Гарант Интернешнл”: система “Эффект Офис” и Автоматизированное Рабочее Место “Эффект Аудитор”
Результаты использования этого программного продукта в целом могут быть охарактеризованы как положительные.

Во-первых, состав предлагаемых рубрик в АРМ “Эффект Аудитор” полон и самодостаточен. Программа включает “справочные” рубрики, а также необходимые для работы аудиторского департамента разделы и материалы. Они охватывают все варианты различающихся по сложности аудиторских проверок.

Во-вторых, в АРМ “Эффект Аудитор” заложены тестовые бланки аудиторской деятельности, которые обеспечивают определенные удобства в работе. Однако программа предусматривает возможность их замены на внутрикорпоративные методики проведения аудиторских проверок при наличии таковых, что позволяет организовать работу аудиторского департамента в едином стиле.

В-третьих, собственно система “Эффект Офис” как оболочка АРМ “Эффект Аудитор” чрезвычайно проста в обращении, легко настраивается под задаваемые требования, позволяет организовать четкую работу аудиторского департамента как структурного подразделения консалтинговой компании.